9 أمور عليك تجنبها عند كتابة بريد إلكتروني
في عصر التواصل الرقمي، أصبح البريد الإلكتروني أحد الأدوات الأساسية التي نستخدمها في حياتنا اليومية. سواء كان في مجال العمل أو التواصل الشخصي، فإن طريقة كتابة البريد الإلكتروني تلعب دورًا مهمًا في تحقيق الهدف المرجو منه، سواء كان ذلك نقل معلومة، طلب استفسار، أو حتى تقديم شكر. ولكن، ليس كل بريد إلكتروني يُكتب بنفس الطريقة، حيث يمكن أن تؤدي بعض الأخطاء إلى فهم غير دقيق أو حتى تضر بالعلاقات المهنية والشخصية.
في هذا المقال، سوف نتناول تسعة أمور يجب عليك تجنبها عند كتابة البريد الإلكتروني لضمان وضوح الرسالة، احترافية الكتابة، وعدم وقوعك في أخطاء قد تؤثر سلبًا على انطباع المستلم عنك.
1. إغفال موضوع الرسالة
عند كتابة بريد إلكتروني، يعد الموضوع جزءًا أساسيًا من الرسالة يجب أن تحظى باهتمام خاص. الإغفال عن إدراج موضوع قد يجعل البريد الإلكتروني يبدو عشوائيًا أو غير منظم. إضافة إلى ذلك، فإن المستلم قد يتجاهل البريد أو يعتقد أنه مجرد بريد غير مهم أو غير رسمي. إذا كنت ترغب في أن يتم قراءة بريدك بعناية، يجب أن تضمن في خانة الموضوع كلمات معبرة وواضحة تدل على محتوى الرسالة وتلفت انتباه المستلم.
على سبيل المثال، بدلاً من كتابة “رسالة” كموضوع، يمكنك كتابة “طلب معلومات حول التقرير الشهري” أو “استفسار بشأن اجتماع الأسبوع المقبل”. هذا يجعل المستلم يعرف بالضبط ما يتوقعه من البريد الإلكتروني قبل فتحه، مما يعزز من فرص رد فعل سريع واحترافي.
2. الافتتاحية غير المناسبة
تُعد التحية في بداية البريد الإلكتروني أول انطباع يأخذه المستلم عنك. لذا، من المهم أن تتجنب التحيات غير المناسبة أو غير الرسمية. على سبيل المثال، استخدام تحية مثل “أهلاً” أو “مرحباً” في رسائل العمل مع الأشخاص الذين لا تربطك بهم علاقة قريبة قد يكون غير مهذب. في المقابل، استخدام تحية مثل “عزيزي/عزيزتي” أو “السيد/السيدة” مع الاسم الكامل للمستلم يعكس الاحترام والاحترافية.
وفي بعض الحالات، خاصة في بيئات العمل الرسمية، قد تكون التحية “السلام عليكم” أو “تحية طيبة” أفضل وأكثر رسمية، حسب الثقافة المتبعة في بيئة العمل. تجنب أيضًا البدء برسالة مباشرة دون تحية؛ فهذا قد يظهر قلة الاهتمام بالشخص الآخر.
3. الإفراط في استخدام اللغة العامية أو الاختصارات
من أبرز الأخطاء التي قد يقع فيها العديد من الأشخاص عند كتابة بريد إلكتروني هي استخدام اللغة العامية أو الاختصارات بشكل مفرط. قد تكون هذه الأساليب مناسبة في الرسائل الشخصية أو بين الأصدقاء، لكنها في بيئة العمل قد تجعل البريد يبدو غير احترافي. كلمات مثل “أبشرك”، “حبيبي”، أو استخدام الاختصارات مثل “إلّي” بدلاً من “الذي” قد تثير استغراب المستلم.
لذلك، يجب أن تكون اللغة في البريد الإلكتروني دقيقة ورسمية، مع تجنب الكلمات العامية أو العبارات غير المناسبة. كما يجب استخدام الاختصارات بشكل محدود وإذا كانت معروفة وسهلة الفهم، مثل “رجاءً” بدلاً من “من فضلك” أو “م.م.” بدلاً من “مع محبتي”، إذا كان ذلك مناسبًا.
4. الإفراط في الإرسال إلى العديد من الأشخاص
إرسال نفس البريد الإلكتروني إلى العديد من الأشخاص في نفس الوقت قد يؤدي إلى حدوث مشكلة تتعلق بالخصوصية. فبدلاً من إرسال البريد إلى كل الأفراد مع إضافتهم في خانة “إلى” (To)، يمكنك استخدام خانة “نسخة مخفية” (BCC). هذا يساعد في حماية المعلومات الشخصية للمستلمين من العرض العلني، وبالتالي يوفر درجة من الأمان والخصوصية.
إرسال البريد الإلكتروني إلى عدد كبير من الأشخاص دون مراعاة الخصوصية قد يسبب أيضًا ارتباكًا بين المستلمين حول من يجب عليه الرد أو التفاعل مع المحتوى. لذا من الأفضل تحديد المستلمين بشكل دقيق وإرسال الرسالة لهم بشكل مباشر إذا كانوا معنيين فقط.
5. الإطالة غير الضرورية في النص
بينما تعد التفصيلات الدقيقة مهمة في بعض الحالات، إلا أن البريد الإلكتروني يجب أن يكون مباشرًا ومختصرًا. تجنب إطالة الرسالة بشكل غير ضروري أو كتابة فقرات طويلة قد تجعل القراءة مملة وتقلل من احتمالية قراءة الرسالة بالكامل. عند كتابة البريد الإلكتروني، يجب أن تركز على النقاط الرئيسية والضرورية التي تحتاج إلى إيصالها بأقل عدد من الكلمات.
إن إرسال رسالة قصيرة ومباشرة يعتبر أكثر فعالية من الرسائل الطويلة والمعقدة، حيث يمكن أن يستغرق القارئ وقتًا أطول لفهم المحتوى وبالتالي يؤدي إلى تأخير الرد.
6. إرسال رسائل من دون تدقيق لغوي
أحد أكبر الأخطاء التي قد تؤدي إلى تدهور مستوى الاحترافية في البريد الإلكتروني هو عدم تدقيق الرسالة لغويًا. الأخطاء الإملائية، النحوية، واستخدام علامات الترقيم بشكل غير صحيح قد يؤثر على فحوى الرسالة ويجعلها تبدو غير جدية أو غير منظمة.
قبل إرسال أي بريد إلكتروني، قم بمراجعته جيدًا لضمان خلوه من الأخطاء. لا تتردد في استخدام أدوات التدقيق اللغوي أو الاستعانة بزميل للمساعدة في التحقق من جودة الرسالة. كما يُفضل أن تقرأ الرسالة بصوت مرتفع للتأكد من سهولة فهمها.
7. عدم وضوح الهدف من الرسالة
من الأخطاء الشائعة التي قد يتعرض لها الكثير من الأشخاص عند كتابة بريد إلكتروني هو عدم تحديد الهدف بوضوح. إذا كانت الرسالة تحتوي على طلب معين أو تتطلب من المستلم الرد، فيجب أن يكون هذا واضحًا في الرسالة. عدم تحديد الهدف قد يؤدي إلى التباس لدى المستلم ويفشل في توجيههم إلى ما يجب القيام به.
لذا، يجب أن تبدأ بريدك الإلكتروني بتوضيح الغرض من الرسالة، سواء كان يتعلق بسؤال، طلب، أو اقتراح. كما يجب أن يتم تحديد الإجراءات المطلوبة بوضوح في نهاية الرسالة، مما يتيح للمستلم معرفة الخطوة التالية.
8. إرسال الرسائل في أوقات غير مناسبة
إن توقيت إرسال البريد الإلكتروني يعد أمرًا مهمًا، خاصة في بيئة العمل. إرسال رسالة في وقت متأخر من الليل أو في عطلات نهاية الأسبوع قد يُعتبر غير مهني أو قد يؤدي إلى استلامها في وقت غير مناسب من قبل المستلم. حاول أن ترسل البريد الإلكتروني في ساعات العمل المعتادة، التي تتراوح عادة من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً.
في حال كان الموضوع عاجلاً، يمكن إضافة جملة توضح أهمية التفاعل السريع، ولكن من الأفضل دائمًا احترام أوقات الآخرين.
9. إغفال تذييل البريد بتوقيع مهني
يعتبر التوقيع المهني جزءًا من أسلوب التواصل الاحترافي، وهو عنصر غالبًا ما يتم تجاهله في الرسائل غير الرسمية أو العاجلة. التوقيع المهني يضيف لمسة من الاحترافية ويوفر للمستلم معلومات أساسية مثل الاسم، الوظيفة، الشركة، وطرق الاتصال. هذا التوقيع يساعد المستلم على معرفة مزيد من التفاصيل عن المرسل في حال احتاج إلى التواصل في وقت لاحق.
يجب أن يتضمن التوقيع المهني العناصر الأساسية، مثل الاسم الكامل، الوظيفة، رقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، مع إضافة أي تفاصيل أخرى ذات صلة، مثل رابط إلى حسابات وسائل التواصل الاجتماعي المهنية إذا كان ذلك مناسبًا.
الختام
إن كتابة بريد إلكتروني يتطلب اهتمامًا ودقة في التفاصيل لضمان تحقيق الأهداف المرجوة. من خلال تجنب الأخطاء المذكورة، يمكنك تحسين جودة رسائلك وتعزيز تواصلك بشكل فعال، مما يساهم في بناء علاقات قوية ومهنية. في عالم مليء بالتواصل الرقمي، تظل الرسالة المكتوبة بشكل جيد هي الطريقة الأمثل للتعبير عن نفسك بشكل محترف.
